Kako već 5 godina gradimo mentoring platformu bez overengineeringa

Zadnjih 5 godina naš mentoring proces funkcionira na vrlo jednostavan način. Nije potpuno automatiziran, nema kompleksan sustav u pozadini i nije “enterprise”. No, taj isti sustav, podržava nas svakodnevno u svim prijavama mentora, spajanjima menteeja, statistikama i odlukama. Sustav koristimo nas 4, duboko upoznate s domenom, no koristili su ih i svi volonteri koji su se naknadno uključili i tek skupljali znanje procesa. To dokazuje da je sustav dovoljno jednostavan i da ostvaruje upravo ono za što je i stvoren – podržava naš rad.

Kako je nastao naš sustav

Naš sustav nije nastao iz ideje da gradimo platformu. Nastao je iz potrebe da što prije organiziramo stvarni mentoring proces koji je već počeo živjeti.

U početku nam nije trebalo puno: način za prikupljanje prijava, mjesto gdje možemo pratiti mentore i menteeje, osnovna pravila za obradu prijava i dovoljno pregledan način da znamo tko je u kojem koraku procesa. Kako su se uključivali novi mentori, menteeji i volonteri, sustav se postupno nadograđivao, no ne velikim tehničkim skokovima, nego malim promjenama koje su odgovarale na konkretne situacije.

Ako bi nam nedostajao neki podatak, dodale bismo ga u dokument. Ako bi se pojavio novi tip prijave ili upita, dogovorile bismo kako ga pratiti. Ako bi nešto postalo nepregledno, prilagodile bismo tablicu ili dokument. Sustav je rastao s procesom.

I baš zato ga danas ne gledamo kao nešto što treba zamijeniti od nule. Gledamo ga kao skup odluka, pravila i alata koji su se kroz godine oblikovali oko stvarnog rada.

Što čini naš sustav?

Kad kažemo “sustav”, često prvo pomislimo na aplikaciju, bazu podataka, administracijsko sučelje i niz automatizacija. Kod nas to nije bio slučaj.

Naš sustav čini kombinacija nekoliko vrlo jednostavnih stvari: web stranica koju smo kreirale u Wixu, e-mail komunikacija, Excel tablice u kojima držimo sve podatke te Google drive u koji spremamo sve dokumente.

Na prvi pogled to možda ne zvuči kao “pravi sustav”, ali u praksi upravo ta kombinacija već godinama omogućuje da mentoring proces funkcionira.

Kroz njega pratimo tko se prijavio kao mentor, tko traži mentora, koje informacije imamo, što još nedostaje, koje prijave treba dodatno provjeriti i gdje postoji potencijalno dobar match. Dio toga je strukturiran u tablicama, dio živi u dokumentima, dio u mailovima, a dio u znanju ljudi koji rade na procesu.

Kada danas, s odmakom od 5 godina, gledamo na naš sustav, svjesne smo da to nije (samo) tehnologija, već da je to način na koji se proces stvarno odvija.

Tech osobe žele tech rješenja

Kroz godine smo se više puta vraćale na pitanje što u procesu dobro funkcionira, a što nam stvara dodatni ručni posao. Svako toliko otvorimo raspravu o tome što treba promijeniti, što pojednostaviti, što bolje strukturirati i gdje nam tehnologija može pomoći.

Razgovor o kreiranju vlastite custom web stranice imale smo već desetak puta.

Bi li stranica bila ljepša? Naravno.

Bismo li mogle dodavati više featurea? Apsolutno.

Bismo li nešto naučile gradeći je? Itekako.

A kako bismo onda unosile nove mentore? Hm, treba nam i custom CMS.

Gdje bismo držale taj web? Ups, treba nam i neki cloud provider.

Tko bi se brinuo o održavanju stranice? Minuta šutnje — i odluka da u našem slučaju custom web stranica trenutačno nema smisla.

Web stranica ima smisla kad neka firma ima svoje developere ili outsourcea razvoj (ali i održavanje) i ima budgeta za to sve. U našoj situaciji, gdje sve ovo radimo bez budžeta (a i bez puno slobodnog vremena), rješenje koje otvara nove buduće troškove jednostavno nije isplativo.

Da, ni Wix nije besplatan, no to je trošak koji podijelimo svake godine, a zauzvrat su nam mnogi drugi problemi već riješeni.

Razgovor o bazi potegnuo se također više puta. Developerski dio našeg tima teško prihvaća da podatke držimo u Excelu kad „svi znaju“ da podaci stoje u bazi :D

No, čak i ako maknemo pitanje troška baze, odluka da nastavimo s Excelom nije nastala slučajno. Excel je trenutačno najbolji alat koji može koristiti svaka osoba u našem timu. Ne treba nam poseban program za prikaz podataka, ne treba nam programski jezik za dohvat podataka i ne treba nam developer za svaku manju promjenu. Otvorimo file i upišemo, filtriramo, provjerimo ili dohvatimo ono što nam treba.

I to je za nas ključna stvar: sustav mora služiti ljudima koji ga koriste, a ne obrnuto.

Ako nam za svaku promjenu treba developer, ako za svaki uvid trebamo pisati query ili ako svaka mala izmjena otvara novi tehnički zadatak, onda nismo pojednostavile proces, samo smo ga premjestile u kompleksniji alat.

Kako proces izgleda iza kulisa?

U praksi, velik dio procesa i dalje prolazi kroz naše ruke. Prijave dolaze kroz obrasce i mailove, informacije provjeravamo ručno, podatke unosimo u tablice, dokumente spremamo na Drive, a odluke donosimo na temelju kombinacije podataka, konteksta i iskustva.

Kada se prijavi novi mentor, provjeravamo podatke, što nedostaje i tko je on kao osoba. Do otprilike 100 mentora, o svakom mentoru znali smo napamet čime se bavi i kako može pomoći u mentoriranju. Kada se prijavi mentee, gledamo koji problem želi riješiti, ima li sve potrebne informacije i postoji li mentor koji bi mogao odgovarati. Kada dobijemo feedback ili dodatni upit, trebamo razumjeti gdje taj mail pripada i što s njim dalje treba napraviti.

Upravo je taj ručni dio jedan od razloga zašto proces ima kvalitetu koju želimo zadržati. Svaka prijava se pregledava prije slanja mentorima. Provjeravamo je li potpuna, jesu li informacije jasne i ima li mentor dovoljno konteksta za odluku. Time ne opterećujemo mentore nepotpunim prijavama i ne prebacujemo na njih posao koji možemo riješiti ranije u procesu. Ako prijava nije dovoljno jasna, pomažemo osobi da je dopuni. Ako netko nije siguran kojeg mentora odabrati, pomažemo u usmjeravanju. Ako postoji bolji match od prvotno odabranog, pokušavamo to prepoznati prije nego što proces krene dalje.

To znači da ručni proces nije samo administracija. On je i filter kvalitete, podrška menteejima i zaštita vremena mentora.

Kada jednostavnost počinje tražiti nadogradnju?

Kako je proces rastao, tako smo počele primjećivati da neke stvari postaju teže za pratiti. Ne zato što postojeći način rada ne funkcionira, nego zato što se oko njega s vremenom skupilo sve više mailova, prijava, dokumenata, statusa i odluka koje treba povezati.

Najviše se to vidi u svakodnevnim malim koracima. Treba prepoznati je li mail prijava mentora, prijava menteeja, feedback ili nešto sasvim drugo. Treba provjeriti je li prijava potpuna, pronaći podatke koji nedostaju, povezati ih s postojećim informacijama i odlučiti što je sljedeći korak.

Pojedinačno, ništa od toga nije veliko. Ali kada se ponavlja iz tjedna u tjedan, kroz različite prijave i različite situacije, postaje jasno da dio procesa traži bolju podršku.

Sljedeći korak nije zamjena, nego nadogradnja

S razvojem tehnologije i novom AI erom, razgovori o unapređenju sustava više ne moraju odmah značiti višemjesečni razvoj velikog rješenja. Danas s postojećim znanjem možemo u puno kraćem vremenu isprobati ideje, testirati različite pristupe i vidjeti gdje nam tehnologija stvarno može pomoći.

To nam otvara prostor da ne razmišljamo samo o tome kako “automatizirati dio flowa”, nego i kako postojeći proces učiniti preglednijim, kvalitetnijim i lakšim za vođenje.

Sljedeći korak nije zamijeniti sve to novim sustavom, nego dodati sloj podrške tamo gdje nam postojeći način rada postaje teži za praćenje.

Želimo zadržati ono što već radi: jednostavnost, fleksibilnost, ljudsku provjeru i osobni pristup. A tehnologiju dodati tamo gdje nam može pomoći da bolje organiziramo informacije, brže dođemo do konteksta i lakše pripremimo odluke.

Jer „bez overengineeringa“ ne znači „bez ambicije“. Za nas to znači graditi pažljivo, iz stvarne potrebe i oko procesa koji već ima vrijednost.

A što točno gradimo pročitajte u sljedećim blog postovima 😊